6 consejos para digitalizar tu vida y reducir tu consumo de papel

Disminuir tu consumo de papel puede simplificar tu rutina y ayudarte a gastar menos dinero. Aquí, seis tácticas para digitalizarlo todo.

El problema con el uso de papel no es sólo el daño ecológico que significa, sino también el reto que representa para nuestra organización y productividad. Una oficina sobrecargada de papeles suele ser un lugar donde perdemos mucho tiempo intentando encontrar exactamente lo que buscamos.

El consumo excesivo de papel no sólo es negativo para el ambiente, sino para tu presupuesto. Los costos asociados (costos de impresión, de copiado, almacenamiento, y en ùltima instancia del papel mismo) pueden representar miles de dólares al año en una oficina promedio, en especial si tenemos en cuenta que la tinta para impresora es el líquido más caro del mundo.

En los últimos años hay una corriente para disminuir o eliminar el consumo de papel. En inglés se dice "to go paperless", que traducido directamente suena bastante radical:eliminar por completo el papel de nuestras vidas puede ser una perspectiva un poco extrema para muchos de nosotros, que todavía necesitamos tener en soporte físico y en original sellado al menos los documentos de propiedad de la casa.

Sin embargo, con un poco de dedicación y voluntad, y el uso de las herramientas adecuadas, es posible reducir tu consumo de papel y adoptar sistemas más eficaces, donde nuestra información esté segura, accesible y fácil de localizar.

Seis formas de disminuir tu consumo de papel

1. Paga tus cuentas en línea

   La mayoría de las empresas que prestan servicios (electricidad, Internet, televisión por cable) ofrecen una manera de pagar las facturas en línea. Aparte de evitarte traslados y colas innecesarias, una de las formas en las que solemos acumular papel es a través de facturas y recibos de transacciones. Igualmente, pídele a tu banco que te envíe los estados de cuenta por correo electrónico, y si tus proveedores de servicio tienen la opción de enviarte la factura de este modo también, opta por ella.

2. Imprime a PDF

   Con mucha frecuencia (por ejemplo, al realizar los pagos del párrafo anterior) sentimos que necesitamos tener ese comprobante, exactamente como aparece en la pantalla, y en esos casos lo que suele suceder es que lo imprimimos y lo guardamos "por si llegamos a necesitarlo". Es increíble la cantidad de papel que se acumula de esta forma, cuando sería tan sencillo guardarlo en PDF e imprimirlo sólo en caso de que sea necesario.

   Linux tiene la opción de imprimir directamente a un PDF desde cualquier navegador, e igualmente es fácil de hacer desde Google Docs, pero en caso de que tu sistema operativo no lo soporte de manera nativa, existen herramientas como DoPDF que crean una impresora PDF para ser utilizada desde cualquier aplicación.

3. Digitaliza documentos antiguos

   Si bien algunos documentos no pueden ser reemplazados por una versión digital (piensa en los documentos de propiedad de tu casa o tu auto), hay muchísimos otros que guardamos para tener soporte en caso de necesitarlo, y que realmente sería fácil encontrar en línea o utilizar una versión digital (por ejemplo, los manuales de uso de nuestros electrodomésticos). Escanear estos documentos y deshacernos de los originales puede ser la mejor solución. Y si escaneamos estos documentos a Evernote, podremos hacer búsquedas en el texto de estas imágenes cuando lo necesitemos. ¿Qué más puedes pedir?

   Adopta herramientas de notas y listas de tareas digitales

4. Quizás yo no sea la persona adecuada para recomendar esto, porque mis listas de tareas son analógicas (después de haber probado toneladas de herramientas), pero cada quien tiene que encontrar lo que le sirve. Si puedes hacerlo funcionar para ti, la posibilidad de tener tus listas y notas ordenadas, respaldadas, accesibles desde cualquier lugar y al alcance de una búsqueda es increíblemente poderosa. Evernote sigue siendo la mejor aplicación para tomar notas, y hay innumerables aplicaciones para crear listas de tareas (yo pienso que la mejor es Wunderlist)

5. Utiliza herramientas para firma electrónica. Digitaliza tu firma

   Si tienes que firmar contratos frecuentemente, lo mejor que puedes hacer es adoptar un servicio de firma electrónica de documentos, como EchoSign. También resulta muy útil firmar una hoja de papel en blanco, digitalizarla y tenerla a mano para todas esas frustrantes ocasiones de "imprime esto, fírmalo y lo devuelves escaneado".

6. Respalda todo

   Por último, no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de tener respaldo de toda nuestra información, en especial si vamos a optar por preservar versiones digitales de nuestros documentos. Servicios como Dropbox, que te permiten realizar respaldos automáticos de la información que reside en tu disco duro, son lo ideal. En lo personal yo uso Copy, que tiene clientes para Windows, Ubuntu y Mac, al igual que las plataformas móviles más importantes, pero existen innumerables servicios que prestan funciones similares: lo importante es que tomes las precauciones necesarias.// Bitelia (COM)

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